Arrivano i Millennials: e il capo deve trasformarsi in formatore

I Millennials e le altre generazioni che si stanno affacciando ora sul mercato del lavoro hanno imposto un cambio significativo al ruolo del capo. Se in passato la percezione del capo era data dall’autorità e dal ruolo che ricopriva, con l’avvento dei Millennials questo concetto è stato messo completamente in discussione. Direi quasi sradicato completamente. Il rispetto dell’autorità, per questi nuovi lavoratori, passa prima di tutto dal rispetto umano e dalla stima professionale. E in particolare quest’ultima è fortemente legata ad un altro concetto che i Millennials reputano fondamentale: la capacità di formare e far crescere le proprie risorse attraverso percorsi formativi ben definiti, programmati e condivisi. Una condizione indispensabile per entrare in azienda, ma soprattutto per restarci. Nella classifica dei valori ricercati dai Millennials vengono citati sempre, ai primi posti, la possibilità di avere una visione di medio periodo e il fabbisogno formativo.

Cosa è successo, quindi, nelle aziende? Semplice, una corsa folle verso le creazione di corsi – e percorsi – di formazione: dai più banali (la sicurezza, il codice etico) a quelli più legati alle posizioni ricoperte (digital, social media, comunicazione, marketing, sales…). E poi milioni e milioni di ore di corsi di lingua inglese. Un numero talmente alto di lezioni che, a questo punto, dovremmo essere un paese bilingue. Tramite fondi professionali, tramite formatori esterni o grazie a manager già presenti in azienda, quasi tutti si sono attrezzati per fornire alle nuove leve quanto possibile in termini di competenze ed esperienze. Peccato che, in tutta questa ansia da formazione, molti si siano poi dimenticati di formare i capi a gestire queste nuove generazioni. Un problema non banale visto che, una volta usciti dall’aula, la formazione dovrebbe proseguire tutti i giorni negli uffici. E il formatore, in teoria, dovrebbe essere il manager o la figura «più senior» del team.

Eppure – e questo è un aspetto che riscontro davvero spessissimo quando faccio consulenza e coaching nelle aziende – si ritiene che più si invecchia professionalmente, meno ci sia bisogno di training. Un errore enorme, visto e considerato che chi gestisce team di persone necessiterebbe di formazione continua su numerosissimi aspetti: dall’uso della tecnologia per facilitare il lavoro all’affrontare i conflitti, dal motivare le persone agli aspetti più pratici legati al business. Si dice che ogni capo che non insegna è destinato ad essere sostituito perché non è in grado di soddisfare le esigenze di due suoi collaboratori, indipendentemente da quanto in alto si trovino nella gerarchia aziendale.

Pensiamo, giusto per citare un esempio molto attuale, al tema della cyber security: quanti Ceo sono realmente preparati su questo argomento? Quanti Ceo hanno messo piede in un’aula per capirne di più? Pochi, almeno finché il problema non diventa reale ed impellente. E quando il problema sarà reale ed impellente, forse i danni saranno già di enorme portata. Credo che tutti, a qualunque livello si trovino, debbano dedicare tempo all’apprendimento. Ma sono ancora più convinta che. con l’aumentare delle responsabilità in azienda, il ruolo della formazione diventi sempre più cruciale. Un manager impreparato non può guidare con successo il proprio team. E un team che sa di non poter imparare dal proprio manager non può lavorare bene. Con un risultato molto semplice: una sconfitta, da qualunque parte la si guardi.

 

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Comunicazione tra manager e team «carta vincente» in azienda

La comunicazione gioca un ruolo fondamentale nella vita lavorativa di tutti, soprattutto per chi si trova a dover gestire e guidare un team di professionisti che hanno, naturalmente, caratteri e personalità molto diversi. Nonostante gli sforzi – e nonostante spesso siamo portati a pensare di essere capaci di comunicare efficacemente – può capitare che la nostra squadra non abbia ben chiari gli obiettivi, le priorità e i metodi di lavoro. E questa situazione può portare alla nascita di problemi e all’aumento di insoddisfazione che, chiaramente, si trasforma in un calo delle performance. Ogni manager, quindi, deve essere in grado di interpretare alcuni segnali che, se trascurati, possono appesantire il clima in ufficio e generare situazioni spiacevoli.

Il primo segnale è legato ai cambiamenti comunicati male (o non comunicati). L’assenza di comunicazione, in un caso come questo, porta ad un unico risultato: la confusione totale. Mi è capitato recentemente di affiancare un’azienda in un processo di fusione con un’altra: due team nel marketing, due team nelle vendite e due team nella parte amministrativa dovevano necessariamente iniziare ad integrarsi e diventare uno solo. Nessuno, però, aveva detto nulla. Cosa è successo? Semplice: lavori doppi, spreco di energie e di tempo incredibili perché tutti, non essendo informati della novità, sono andati avanti a fare ciò che avevano sempre fatto. Sarebbe bastata una semplice comunicazione e tutto questo sarebbe stato evitato.

Una comunicazione chiara, poi, è fondamentale anche nella fase di assegnazione di un nuovo progetto ad un membro del proprio team. Sia che questa informazione passi via mail o a voce, è indispensabile che il manager spieghi esattamente ciò che si aspetta, in quali tempi e in che modo. In caso contrario il risultato sarà sempre lo stesso: caos, scadenze non rispettate, obiettivi non raggiunti.

Strettamente legato a questo tema, poi, c’è la comunicazione delle priorità. Capita quasi quotidianamente, infatti, che si lavori su più fronti contemporaneamente. E capita altrettanto frequentemente che delle mille attività in progress, meno del 10% di esse sia davvero prioritario ed urgente. Il manager che non sia in grado di darsi e comunicare le priorità non è – inutile girarci intorno – un buon manager: comunicare in modo efficace con la propria squadra significa anche condividere gli obiettivi e le priorità, in modo tale che tutti siano sempre allineati e nessuno possa mai dire «non credevo fosse importante, stavo lavorando sull’altro progetto».

La prossima volta che ci troveremo in una situazione di questo tipo, prima di incolpare i membri del nostro team proviamo a fare una riflessione e capire se davvero la nostra comunicazione è stata efficace, con tutti e a tutti i livelli. Una volta creato un flusso efficace, probabilmente, gran parte dei nostri problemi saranno risolti.

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Il team non funziona: e se fosse anche un problema di leadership?

Non è un dipendente capace»; «No, non è un buon capo!». Quante volte abbiamo assistito a dialoghi di questo tipo? E il dubbio, in questi casi, è sempre uno solo: chi ha ragione? Da una parte ci possono essere manager che non sono in grado di gestire i propri team e tirare fuori, da loro, il meglio. Dall’altra, però, ci possono anche essere dipendenti che – per un motivo o per un altro – non dimostrano il proprio impegno.

Il compito di ogni buon manager è proprio questo: capire le motivazioni (se ci sono) che portano i dipendenti a non performare come ci si aspetterebbe e metterli nelle condizioni di lavorare al meglio. In base alla mia esperienza, ho capito che le situazioni-tipo che generano questo tipo di conflitti sono quasi sempre le stesse. E quasi tutte hanno una soluzione semplice ed immediata, in grado di riportare la serenità negli uffici.

Quella più banale è legata alla gestione del tempo. Capita spesso che qualcuno non rispetti le scadenze assegnate. In questi casi, l’aspetto fondamentale è capire da cosa dipende questo ritardo. E se tutto fosse legato ad una comunicazione poco efficace? Se dipendesse dal fatto che non arrivano le indicazioni giuste per poter comprendere e svolgere il lavoro? Questo è un punto cruciale: un buon manager deve essere in grado di fornire tutte le informazioni e gli strumenti necessari affinché il team possa portare a termine i compiti assegnati e rispettare le scadenze.

Un altro aspetto che può rivelarsi problematico, invece, è legato alle relazioni all’interno dei team. Ecco perché è fondamentale che ogni manager sia in grado di capire – già in fase di colloquio – gran parte degli aspetti caratteriali ed evitare di assumere un candidato che, molto probabilmente, non sarà in grado di integrarsi nel team. Può succedere, comunque, che qualche conflitto sorga strada facendo. In questo caso, il manager deve assolutamente capire – nel più breve tempo possibile – da dove abbia origine.

Se la persona non riesce a lavorare in modo efficace in gruppo, ad esempio, può non dipendere semplicemente da differenze caratteriali o da incapacità. Può succedere che dia il meglio di sé quando lavora da solo. Un buon manager, dunque, deve comprendere questa situazione e fare in modo che tutti siano in grado di lavorare nelle condizioni per loro più favorevoli. A questo si collega, infine, un altro aspetto che non deve mai essere sottovalutato. Quando le performance di qualcuno non migliorano – o lo fanno più lentamente di quanto ci aspettiamo – non è sempre colpa della scarsa volontà o, peggio ancora, della mancanza di competenze tecniche. Ho imparato, nel corso della mia carriera, che in moltissimi casi di questo tipo c’è un solo problema: l’assenza di feedback e di linee guida.

Quando una persona non riesce a capire cosa sta facendo bene e cosa male, dove può migliorare o dove ha raggiunto il livello che ci si aspetta da lei, non sarà mai in grado di crescere professionalmente. Credo, quindi, che prima di considerare un dipendente poco capace, svogliato o come elemento negativo del team, si debba fare un’analisi molto approfondita della situazione e trovare una soluzione. In fondo, gestire le persone e tirar fuori da loro il meglio è compito del manager.

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